一、背景說明

顧博人力資源咨詢（上海）有限公司（以下簡稱“上海總公司”）在北京設有分公司。北京分公司在日常運營中，因業務協同、客戶需求對接、項目合作、合同審批、財務結算等事項，常需與上海總公司對應部門進行聯絡。為規范聯絡流程、提高溝通效率，特制定本指南。

二、適用范圍

本指南適用于顧博人力資源咨詢（上海）有限公司北京分公司全體員工作業時，需要與上海總公司進行業務聯絡的場景。

三、聯絡原則

1. 對口聯絡：北京分公司各職能模塊應優先與上海總公司對應的職能部門/業務線負責人聯絡，避免跨部門隨意對接。
2. 逐級上報：重大業務事項、合同簽署、預算外支出等，須經北京分公司負責人審批后，再由其與總公司對應高管溝通。
3. 書面留痕：凡涉及業務承諾、價格調整、合同變更、項目立項等關鍵事項，必須通過郵件或公司OA系統進行書面確認，口頭溝通僅作為輔助。
4. 時效要求：常規業務聯絡應在1個工作日內發起，緊急事項應即時電話溝通并補發郵件確認。

四、主要聯絡渠道

| 聯絡方式 | 適用場景 | 備注 |
|---------|---------|------|
| 企業郵箱 | 正式業務往來、文件傳輸、審批留痕 | 統一使用公司郵箱，禁止使用私人郵箱 |
| OA辦公系統 | 合同審批、費用報銷、項目立項、用章申請 | 按流程節點自動流轉至總公司 |
| 企業微信/釘釘 | 日常業務咨詢、進度同步、快速答疑 | 重要結論需48小時內補郵件確認 |
| 電話/視頻會議 | 緊急事項、復雜問題討論、月度/季度業務復盤 | 會后需發送會議紀要至相關方 |

五、分業務聯絡路徑

1. 客戶與項目類業務

• 北京分公司業務拓展人員接到需總公司支持的客戶需求（如全國性人力資源外包、薪酬調研、獵頭項目等），先填寫《業務協同申請表》，經北京分公司負責人審批后，發送至上海總公司對應行業/產品線負責人。
• 若涉及跨區域項目交付，由雙方業務負責人共同擬定項目方案，報總公司運營總監批準后執行。

2. 財務與合同類業務

• 合同審批：北京分公司在OA中發起合同審批流程，選擇“北京分公司—上海總公司財務部/法務部”路徑。
• 開票與收款：由北京分公司財務人員與總公司財務部對接，核對項目收入及成本歸屬。
• 預算外支出：須提交書面申請，經北京分公司負責人、總公司財務總監雙簽后方可執行。

3. 人事與行政類業務

• 北京分公司人事專員直接對接上海總公司人力資源部，辦理員工入職、社保公積金、員工關系等事項。
• 行政采購、辦公用品、固定資產等，根據總公司行政部發布的采購指引，報北京分公司負責人審批后，由總公司統一采購或授權當地采購。

4. 市場與品牌類業務

• 北京分公司市場活動需提前兩周向總公司市場部報備方案（含預算、嘉賓、宣傳口徑）。
• 對外發布新聞稿、宣傳物料、案例集等，必須經總公司市場部審核后方可使用。

六、聯絡響應機制

• 普通業務咨詢：總公司對口人員在8個工作小時內響應；
• 需審批事項：總公司審批人在2個工作日內反饋意見；
• 客戶投訴或緊急項目：北京分公司可發起“綠色通道”，由總公司對應負責人牽頭，24小時內出具解決方案。

七、常見問題與注意事項

1. 越級聯絡：非緊急情況不得直接聯系總公司高管，應先通過部門負責人層級上報。
2. 信息保密：涉及客戶名單、報價、薪酬數據等敏感信息，應通過加密郵件或內部系統傳遞，不得使用微信、QQ等外部工具傳輸。
3. 未經授權承諾：北京分公司員工不得以總公司名義對外做出業務承諾或簽署文件。
4. 變更報備：若總公司業務對接人發生變動，北京分公司負責人應及時獲取最新通訊錄并通知內部團隊。

八、附則

本指南由顧博人力資源咨詢（上海）有限公司北京分公司運營部負責解釋與修訂，自發布之日起執行。北京分公司與總公司其他未盡聯絡事項，按照總公司《跨區域協作管理辦法》及公司相關規章制度執行。